Microsoft Word es una de las herramientas más utilizadas para crear textos y documentos de todo tipo. Pero no basta con saber escribir en el programa: también es fundamental guardar e imprimir correctamente tus archivos, para no perder tu trabajo y poder compartirlo o presentarlo en formato físico.
En este artículo aprenderás, paso a paso y de forma clara, cómo guardar un documento en Word, cuáles son los diferentes formatos disponibles, cómo asegurarte de no perder información, y cómo imprimir tus archivos de forma eficiente y profesional.
¿Por qué es importante saber guardar un documento?
Guardar tu documento significa crear un archivo digital que queda almacenado en tu computadora, nube o dispositivo. Esto te permite:
- Acceder a él en el futuro
- Editarlo cuando lo necesites
- Compartirlo con otras personas
- Imprimirlo o enviarlo por correo
- Evitar perder tu trabajo si ocurre un error
Guardar de forma correcta es una de las habilidades más básicas y esenciales en el uso de Word.
¿Cuándo debo guardar mi documento?
La mejor práctica es guardar el documento apenas comiences a escribir y luego guardar con frecuencia mientras trabajas. Así, si se apaga el equipo o se produce un error, no perderás tus avances.
Puedes guardar rápidamente usando el atajo:
Ctrl + S (en Windows)
Cmd + S (en Mac)
Cómo guardar un documento en Word paso a paso
Si usas Word en una computadora (versión de escritorio)
- Abre tu documento
- Haz clic en la pestaña Archivo (esquina superior izquierda)
- Selecciona Guardar como
- Elige la ubicación donde deseas guardar:
- Este equipo
- Una carpeta específica
- Un pendrive o disco externo
- Escribe un nombre descriptivo para tu archivo (por ejemplo: “Carta para el profesor.docx”)
- Asegúrate de que el formato esté como .docx
- Haz clic en Guardar
Si usas Word Online
- Tu documento se guarda automáticamente en OneDrive, la nube de Microsoft
- Puedes hacer clic en Archivo > Guardar una copia para tener una versión independiente
- Si deseas guardarlo en tu computadora, haz clic en Archivo > Descargar como > Descargar una copia
Dónde guardar tus archivos
Dependerá de tus necesidades. Aquí algunas opciones comunes:
- Documentos: Carpeta predeterminada en Windows
- Escritorio: Acceso rápido, pero más desorganizado
- USB o disco externo: Útil para llevar documentos contigo
- Nube (OneDrive, Google Drive, Dropbox): Para tener acceso desde cualquier dispositivo
Organiza tus archivos en carpetas por tema: “Estudios”, “Trabajo”, “Cartas”, etc.
Formatos de archivo en Word
Al guardar tu documento, puedes elegir entre varios formatos según el uso que le darás.
.docx
- Formato por defecto de Word moderno
- Editable
- Compatible con la mayoría de los programas actuales
.doc
- Formato antiguo de Word (versiones 97-2003)
- Útil si compartirás con personas que usan Word antiguo
- Archivo “cerrado”, ideal para compartir o imprimir
- No se puede editar fácilmente
- Mantiene el formato exacto en cualquier dispositivo
.txt
- Solo texto plano, sin formato
- Útil para notas simples o para sistemas que requieren texto limpio
.rtf
- Texto con formato básico, compatible con muchos programas
Cómo guardar como PDF
- Ve a Archivo > Guardar como
- En “Tipo de archivo”, selecciona PDF
- Asigna un nombre y haz clic en Guardar
Esto es ideal para enviar documentos por correo, postularte a trabajos o imprimir en centros de copiado.
Guardado automático y recuperación de documentos
Word puede ayudarte a no perder tu trabajo con funciones de respaldo automático.
Guardado automático (AutoSave)
- Funciona si usas OneDrive y Word Online
- Guarda en tiempo real sin necesidad de hacer clic
- Actívalo desde el interruptor “Guardado automático” en la parte superior
Recuperación de documentos no guardados
Si se apaga tu computadora inesperadamente, Word te ofrece recuperar el archivo al volver a abrirlo.
También puedes ir a:
Archivo > Información > Administrar documento > Recuperar documentos no guardados
Cómo imprimir un documento en Word
Una vez que hayas escrito y guardado tu documento, puedes imprimirlo fácilmente siguiendo estos pasos:
Paso 1: Conecta la impresora
- Asegúrate de que la impresora esté conectada correctamente a tu computadora o red Wi-Fi
- Enciéndela y ten papel disponible
Paso 2: Abre tu documento
- Revisa que esté completo y bien formateado
- Haz las correcciones necesarias antes de imprimir
Paso 3: Ve a “Archivo > Imprimir”
Aparecerá la ventana de impresión donde puedes configurar varias opciones:
- Impresora: elige la que esté disponible
- Número de copias: cuántos ejemplares deseas imprimir
- Páginas: puedes imprimir todo o un rango específico (ej: 1–3)
- Orientación: vertical (retrato) u horizontal (paisaje)
- Tamaño del papel: A4, carta, oficio, etc.
- Márgenes: normal, estrecho, personalizado
Paso 4: Haz clic en “Imprimir”
Tu documento se enviará a la impresora. En pocos segundos deberías ver la copia física.
Consejos para una impresión profesional
- Usa papel de buena calidad si el documento es importante
- Revisa la ortografía antes de imprimir
- Si vas a imprimir muchas copias, haz una prueba primero
- Usa vista previa para evitar errores de formato
- No imprimas en exceso si no es necesario (piensa en el medio ambiente)
Qué hacer si no puedes imprimir
Algunos problemas comunes y soluciones:
No aparece la impresora
- Verifica que esté bien conectada
- Reinstala el controlador de la impresora
- Usa el solucionador de problemas de Windows
El documento no imprime
- Cancela el trabajo en cola y vuelve a intentarlo
- Revisa si hay papel o tinta suficiente
- Reinicia la impresora
El formato sale mal
- Usa Vista previa de impresión
- Guarda como PDF y revisa en otro lector
- Asegúrate de tener la fuente instalada en tu equipo
Preguntas frecuentes (FAQ)
¿Puedo guardar mi documento sin conexión a internet?
Sí. Si usas Word instalado en tu computadora, no necesitas internet para guardar archivos.
¿Cuántas veces debo guardar un documento?
Lo ideal es guardar al inicio y luego cada pocos minutos. Usa Ctrl + S para hacerlo rápidamente.
¿Qué hago si Word se cierra sin guardar?
Al abrir Word nuevamente, aparecerá una opción para recuperar el archivo no guardado.
¿Puedo guardar e imprimir desde el celular?
Sí. Word para móviles permite guardar documentos y, si tienes una impresora conectada por Wi-Fi, también puedes imprimir.
¿Qué formato es mejor para enviar un documento por correo?
El PDF es el más recomendado. Mantiene el formato y no se puede editar fácilmente.
Saber guardar e imprimir te da control sobre tu trabajo
Guardar e imprimir documentos correctamente es más que una tarea técnica: es una habilidad práctica que garantiza que tu trabajo esté seguro, disponible y listo para compartirse. Te permite mantener tu información organizada, presentar tus ideas de manera profesional y protegerte contra pérdidas de datos.
Con práctica, este proceso se vuelve automático. Hoy aprendiste a elegir dónde guardar, cómo nombrar bien tus archivos, qué formatos usar y cómo obtener una copia impresa de tu trabajo. Son pasos simples, pero fundamentales para tu vida digital.
Sigue escribiendo, guardando y compartiendo tus ideas con confianza. ¡Tu próximo documento será aún mejor!